Eine geeignete Location finden
Der Erfolg einer musikalischen Veranstaltung steht und fällt unter anderem mit der Location. Sie sollte weder zu groß noch zu klein für die Anzahl der Gäste sein. Bei der Suche nach einem geeigneten Ort sollte man sich Gedanken machen, welchen Anforderungen dieser gerecht werden muss:
- Soll das Event draußen oder beispielsweise in einer Halle stattfinden?
- Wie viele Gäste werden voraussichtlich kommen?
- Braucht man Sitzplätze oder eine Tanzfläche vor der Bühne?
- Gibt es Nachbarn, die sich über Ruhestörung beschweren könnten?
- Sind genügend Parkplätze oder eine öffentliche Verkehrsanbindung vorhanden?
- Wie ist die Akustik?
Die Gäste (nicht nur kulinarisch) gut versorgen
Besucher und Stars sollen sich beim Schlagerkonzert wohlfühlen. In diesem Zusammenhang fallen verschiedene Aufgaben an:
- Für ausreichend (anti)alkoholische Getränke, Verpflegung und Personal für den Verkauf sorgen
- Weitere Mitarbeiter wie Toningenieure, Fotografen, Kameramänner, Stagehands etc. rekrutieren
- Reichlich Toiletten bzw. Hygieneartikel wie Seife oder Papiertücher bereitstellen
- Elektronik wie etwa Kartenlesegeräte am Merchandise-Stand organisieren
- Unterbringung der Stars im Backstage-Bereich gewährleisten
Organisationstipp: Am besten lässt man sich für Verpflegung, Toilettenpapier, elektronische Geräte oder Ähnliches immer einen Lieferschein aushändigen und bewahrt ihn sorgfältig auf. Das hilft, den Überblick über vorhandene Waren und Ausgaben zu behalten. Eine kostenlose Vorlage gibt es hier.
Rechtliche und finanzielle Aspekte beachten
Es ist sinnvoll, vorab die anfallenden Kosten genau aufzulisten. Einkalkulieren sollte man unter anderem folgendes:
Ausgaben:
- Location
- Genehmigungen: GEMA, KSK, Kommune
- Gagen
- Verpflegung
- Personal
- Werbung
- Security
- Sanitätsdienst
Einnahmen:
- Tickets oder Eintrittsgelder
- Gastronomie
- Sponsoring
Wer ein Event mit GEMA-pflichtiger Musik ausrichtet, muss Abgaben an die GEMA leisten. Unterscheidungskriterien für die Höhe sind zum Beispiel, ob Live-Musik gespielt wird oder nicht, und, wie groß die Veranstaltung ist. Des Weiteren müssen sich Unternehmen oder Veranstalter, die regelmäßig Konzerte organisieren, bei der Künstlersozialkasse (KSK) anmelden. Die zu entrichtende Abgabe ändert sich jährlich, liegt aber meist zwischen drei und sechs Prozent der an Künstler gezahlten Entgelte. Das Sponsoring können Banken, Musikgeschäfte und Lebensmittelanbieter wie etwa eine Biermarke oder ein Getränkelieferant übernehmen. Außerdem sollte man das Event gebührenpflichtig bei der Kommune anmelden und sich weiterhin über verschiedene Auflagen informieren:
- Brandschutz
- Jugendschutz
- Lärmschutz
- Notausgänge
- Sanitätspersonal
- Security
- Sperrstunden
- Alkoholausschank
Gäste mit Star-Aufgebot anziehen
Dieser Aufgabe sollte man besondere Aufmerksamkeit widmen. Denn je beliebter die Promis, desto mehr Menschen wollen am Event teilnehmen. Es ist allerdings auch eine Kostenfrage, wen man engagiert. Bekannte Größen wie Helene Fischer verlangen natürlich eine höhere Gage als aufstrebende Sternchen am Schlagerhimmel. Am besten kümmert man sich so früh wie möglich darum, geeignete Musiker für die Party an Land zu ziehen. Denn viele sind sehr beschäftigt. Zudem hat man dann genügend Zeit, Ersatz zu suchen, wenn ein oder mehrere Stars absagen. Im Vorfeld sollte man außerdem kommunizieren, was man neben dem Auftritt noch plant. Soll der Sänger oder die Sängerin nach dem Konzert zum Beispiel noch Autogramme geben?
Flattern die ersten Zusagen ins Haus, kann man diese direkt für Marketingzwecke verwenden. Sobald Datum, Line-up und Ähnliches feststehen, hat man folgende Verbreitungsmöglichkeiten:
- Soziale Netzwerke wie Facebook, Twitter oder Instagram
- Newsletter
- Werbung in der Zeitung und im Rundfunk
- Flyer
- Plakate in der Stadt und der näheren Umgebung oder in Bussen
Organisationstipp: Mit der Ankündigung der Veranstaltung sollte man mindestens vier Wochen vorher, gerne aber auch früher beginnen.
Je nach Höhe des Budgets und der Art der Veranstaltung kann man sich für den späteren Abend noch einen DJ organisieren. Vorab sollte man mit ihm unbedingt über die Playlist und mögliche Wünsche sprechen. Soll er nur Schlager oder auch andere Genres spielen? Liegt der Fokus eher auf Klassikern oder neuen Songs?
Fazit – das geeignete Vorgehen noch einmal zusammengefasst
Wer viele solcher Events organisiert oder plant, dies zukünftig zu tun, kann seine Abläufe noch weiter vereinfachen. Mit Tools zur Organisation der Warenwirtschaft behält man alle wichtigen Daten im Blick, kann Arbeitsläufe zeitsparend abwickeln und Aufträge schneller bearbeiten. Ein Projektmanagement-Programm wie Asana unterstützt bei der Planung. Dort hält man fest, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist, und überwacht den Status von Teilprojekten. Solche organisatorischen Maßnahmen helfen dabei, das Event stressfrei und erfolgreich zu planen. Abschließend gibt es hier noch einmal eine Zusammenfassung für eine sinnvolle Vorgehensweise:
- Location aussuchen in Hinblick auf Größe, Sicherheitsaspekte, Budget etc.
- Für ausreichend Personal, Verpflegung und Stars sorgen
- Rechtliches und Finanzielles beachten: GEMA, KSK, Security, Brandschutz, Werbung, Sponsoring usw.
- Anfallende Aufgaben mit Tools erleichtern
Und ab geht die Party!